Start med en felles dokumentoversikt
Avklar hvor dokumentene skal ligge, hvem som legger dem inn og hvem som skal ha tilgang. Bruk en tydelig status for gjeldende dokumenter og behold tidligere versjoner. Da kan partene finne igjen grunnlaget for bestillinger og beslutninger.
- Avtalegrunnlag: tilbud, kontrakt, leveransebeskrivelse og avklarte forbehold.
- Prosjektering: tegninger og beskrivelser med dato og versjon.
- Utførelse: endringsbeslutninger, bilder, kontrollskjema og rapporter.
- Overlevering: dokumentasjon av leverte produkter, manualer og vedlikeholdsråd.
Hva er FDV?
FDV står for forvaltning, drift og vedlikehold. Dokumentasjonen forklarer hvordan bygningen og installasjonene skal brukes og følges opp. For en bolig vil dette blant annet omfatte overflater, varme, ventilasjon og andre tekniske anlegg.
Direktoratet for byggkvalitet beskriver at FDV-dokumentasjonen skal være oppdatert og samsvare med bygget slik det er utført ved overlevering. Dokumenter for en løsning som ble valgt bort, bør derfor erstattes med dokumentasjonen for den leverte løsningen.
Et praktisk eksempel
Når et ventilasjonsanlegg er montert, samles produktidentitet, bruksanvisning, innreguleringsrapport og serviceinformasjon under samme anlegg. Boligeieren kan da finne riktig filtertype og vedlikeholdsrutine uten å lete i tilbud og e-poster.
Hvordan kan VIBS brukes?
VIBS gir et felles sted for tegninger, avtaler og annen prosjektdokumentasjon. FDV og manualer samles for byggherren ved overlevering. Avklar hvem som leverer dokumentasjonen og kontroller at den gjelder det som faktisk er levert. Dokumenttilgangen følger prosjektets roller og tilgangsinnstillinger.